Pianificare, coordinare e monitorare: professione Project Manager

Pianificare, coordinare e monitorare: professione Project Manager

Succede, non di rado, che quando si parla della mia professione con amici, conoscenti, familiari le domande che mi vengono poste più frequentemente sono:

  • cosa fa esattamente un Project Manager?
  • Quali compiti svolge?
  • Ma è una vera professione? > Domanda posta dai più audaci <

Questo mi lascia intendere che non tutti sono a conoscenza di tale professione, non tutti comprendono il ruolo che riveste un Project Manager all’interno, per esempio, di un’azienda. Molti invece confondono il Project Manager con altri ruoli (tipiche domande: è un commerciale? Si occupa di marketing? Progetta?). Mi rendo conto che non tutti hanno contezza di quello che fa e/o che dovrebbe fare un Project Manager e questo non mi stupisce affatto in quanto neanche molte aziende lo sanno con esattezza; regna la confusione più assoluta e questo chiaramente non aiuta chi riveste tale ruolo.

Da sempre cerco di spiegare a tutti i miei interlocutori, con parole semplici, quello che è il mio lavoro quotidiano. Tento di descrivere e di figurare nel modo più comprensibile possibile la professione del Project Manager, e cercherò di farlo anche qui con voi, in maniera informale, come tra amici.

Il racconto chiaramente è basato esclusivamente sulla mia esperienza diretta sul campo.

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C’era una volta il Project Manager

Il Project Management, in epoca moderna, nasce dalla necessità di dover gestire dei progetti, inizialmente in ambito esclusivamente militare, che avevano al proprio interno tutta una serie di problematiche da affrontare che riguardavano settori molto diversi tra di loro ma pur sempre con un imprinting prettamente di natura tecnica (aerospaziale, grandi infrastrutture, etc).

Con il tempo si è assistito ad una evoluzione del settore, ad un profondo cambiamento anche abbastanza radicale. La globalizzazione ha portato con sé una maggiore complessità e la richiesta di gestire progetti non proveniva più esclusivamente dall’ambito militare o tecnico ma arrivava da altre aree di business completamente diverse tra di loro: le esigenze assieme alle aspettative sono aumentate sempre di più ed il moltiplicarsi del numero di progetti da gestire ha reso la figura del Project Manager fondamentale e quindi sempre più appetibile nel mondo del lavoro.

Oggi tutto sommato possiamo dire che tale figura ha raggiunto una certa autorevolezza ed è riuscita ad affermarsi all’interno del districato mondo del lavoro anche se con non poche difficoltà; ancora oggi, soprattutto in alcuni ambiti, si incontrano forti diffidenze ed ostacoli considerevoli.

Cosa fa un Project Manager?

Il Project Manager fondamentalmente ha il compito di gestire un progetto che ha obiettivi definiti, con l’ausilio delle risorse disponibili (tecniche ed umane), con gli strumenti e le metodologie messe a sua disposizione, rispettando quelli che sono i “famosi” vincoli di progetto (tempi, costi, qualità, ambito). Lavoro tutt’altro che facile se si pensa poi a tutti gli attori coinvolti direttamente ed indirettamente all’interno di un progetto, alle loro esigenze, alle aspettative, ai desideri di ciascuno di loro.

Oltre alle conoscenze tecniche e/o economiche nonché al know-how derivante dal proprio background formativo, molto importanti sono le cosiddette soft skills (o competenze trasversali), capacità oggi sempre più richieste per ricoprire ruoli manageriali ed incarichi di una certa responsabilità.

I termini sopra volutamente evidenziati ci ricordano appunto che un Project Manager non fa miracoli (anche se a volte gli viene richiesto), non è una sorta di supereroe (come molti vorrebbero), ma come tutti svolge il suo lavoro con quello che ha a disposizione cercando naturalmente di raggiungere gli obiettivi prestabiliti.

> Il Project Manager deve avere la capacità innanzitutto di costruire relazioni, di svilupparle e di mantenerle sempre vive per l’intera durata del progetto, con tutti gli stakeholder di progetto (interni ed esterni): il Team prima di tutto, il cliente, lo sponsor, gli utenti, i fornitori, la comunità, etc. Gestire gli stakeholder di progetto è una delle attività predominanti di un Project Manager.

> Il Project Manager deve identificare i requisiti di un progetto (deliverable, costi, tempi, qualità, rischi, milestone, schedulazione, etc.), deve essere in grado di definirne il perimetro d’azione, il cosiddetto “ambito” o “scope” di progetto, capire cosa è dentro e cosa è fuori. Deve praticamente produrre una sorta di Carta di Identità del progetto in modo da renderlo unico, riconoscibile ed irripetibile.

> Il Project Manager deve pianificare le attività, dopo averle ben definite, allocando su di esse le risorse necessarie (tecniche ed umane), sequenziarle nel tempo e stimarne tempi e costi. La fase di pianificazione è una delle più importanti e delicate di tutto il progetto, pertanto serve cura, attenzione ed il tempo necessario per poter pianificare al meglio. IMPORTANTE: se si pianifica male si parte con il piede sbagliato e nel 99% dei casi bisognerà intervenire nelle fasi successive del progetto.

> Il Project Manager deve essere in grado di coordinare le diverse attività, precedentemente pianificate, ricadenti all’interno di un progetto, monitorandole costantemente per l’intero ciclo di vita, gestendo il Team e soprattutto, cosa più importante, affrontare e risolvere eventuali conflitti e/o problemi che potrebbero sorgere durante le sue fasi. Risolvere i conflitti, credetemi, è una delle attività più faticose, una di quelle che assorbe più energie, a volte lo ammetto anche frustrante, ma che molto spesso fa la differenza tra un progetto vincente ed uno che fallisce. Avere la capacità di mediare tra le parti, di negoziare, di individuare la causa scatenante di un conflitto e cercare di risolverlo, dà più forza all’intero Team, dà fiducia al cliente, rassicura lo sponsor nonché le altre funzioni aziendali coinvolte nel progetto. In poche parole risolvere conflitti fortifica gli spiriti e rinvigorisce i rapporti!

> Il Project Manager deve monitorare un progetto, deve costantemente verificarne lo stato di “salute” dello stesso, sorvegliando l’avanzamento e controllando che questo non si discosti da ciò che è stato pianificato in termini di tempi e costi. Se si discosta allora bisogna prendere provvedimenti (esempio pratico: se siamo in ritardo con il cronoprogramma, allocare più risorse per accelerare sulle tempistiche). Il controllo è un’attività molto importante (forse la più analitica tra tutte) da svolgere costantemente e con metodo durante l’esecuzione delle attività di progetto dal momento in cui queste partono fino al loro completamento (consegna del deliverable). Il monitoraggio ci consentirà di verificare sistematicamente la “rotta” del progetto e controllare pertanto che questa non si allontani da quella inizialmente stabilita.

Alla luce di quanto sopra, è possibile riassumere il processo gestionale di un progetto attraverso la schematizzazione dei seguenti gruppi:

Fig.1_Schematizzazione processo gestionale di un progetto_PMBOK® Guide – Sesta Edizione

Ingegnere Civile, laureato presso il Politecnico di Bari, specializzato nel campo dell'ingegneria strutturale e sismica, con esperienza nella progettazione di strutture per edifici residenziali e industriali. Ricopre il ruolo di Project Manager per un'azienda del comparto energetico, specializzata nella progettazione, costruzione ed installazione di aerogeneratori in tutto il mondo.

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