Condivisione dati ufficio-cantiere. La digitalizzazione cambia la comunicazione

Condivisione dati ufficio-cantiere. La digitalizzazione cambia la comunicazione

Condivisione dati

La digitalizzazione imposta dal BIM non riesce ancora a coprire, quindi automatizzare, una vasta serie di processi di business tipici degli operatori della filiera immobiliare. Invece la necessità di gestire in modalità elettronica la condivisione dati, quali disegni, grafici e documenti di tutte le tappe del processo, impone la ricerca di soluzioni altrettanto innovative quanto il BIM.

Esigenze di reportistica, di riconciliazione industriale, economica e finanziaria della gestione delle commesse e dei lavori impongono l’adozione di soluzioni incentrate su dati univoci, su database integrati e su capacità di imputazioni in remoto. Questo anche per la crescente necessità di rendere sempre più efficiente la collaborazione con altre persone all’interno e all’esterno dell’azienda attraverso nuove forme di interazione che superino le abusate comunicazioni via posta elettronica e le procedure di lavoro sepolte in documenti.doc subito dimenticati nei dischi fissi o nei server aziendali.

Il nuovo modo di lavorare, definito smart working [12], impone la creazione di gruppi di lavoro centrati sulla collaborazione e condivisione fra persone eterogenee di settori diversi, interni e anche esterni all’azienda. I partecipanti seguono procedure automatizzate, maschere di input predefiniti e operano all’interno di un ambiente comune, condividendo contenuti e messaggi in modo veloce ed efficiente, svincolato dall’uso delle e-mail e basato invece su un insieme di notifiche semplici e meno invasive.

Da quando è stata inventata – oltre una ventina d’anni fa, con la nascita del web – la posta elettronica si è diffusa enormemente, come strumento di lavoro chiave nel mondo aziendale. Tuttavia, le odierne modalità di collaborazione negli uffici stanno mettendo a dura prova la capacità della email di confermarsi uno strumento di comunicazione davvero efficace per gestire interazioni e rapporti di lavoro.

Una ricerca condotta dal McKinsey Global Institute ha messo in luce che i lavoratori aziendali mediamente spendono il 28% della giornata (13 ore a settimana) nelle attività di lettura, scrittura e risposta alla posta elettronica. Inoltre, una grande quantità di conoscenza preziosa per l’azienda resta imprigionata, sequestrata nelle caselle inbox, ed è difficoltoso ricercarla e recuperarla quando occorre. Problemi come questi hanno spinto diverse organizzazioni addirittura a bandire l’utilizzo delle email nelle comunicazioni al proprio interno.

Come semplificare la condivisione dati?

Diventano pertanto necessari processi e strumenti collaborativi aziendali che possano gestire esigenze di reattività, di innovazione e di agilità delle organizzazioni, recuperando efficienza e velocità e liberando il potenziale di intelligenza e creatività che rimane ingabbiato nella rigida burocrazia aziendale o in strumenti inflessibili e one-to-one.

Il personale di un’azienda e le controparti di filiera possono però risolvere in modo collaborativo problemi: in un ambiente virtuale aziendale sicuro e protetto, facilmente accessibile da tutti, è ora possibile seguire una procedura automatica di stesura di un documento, condividere file, dati ed informazioni, esprimere pareri e valutazioni, tracciare in modo automatico le diverse operazioni e i vari commenti di tutti i partecipanti al gruppo ed effettuare report con semplici “click”.

Le ricerche dell’Osservatorio ICT nel Real Estate sulle tecnologie che supportano i processi immobiliari nel loro complesso annoverano almeno tre pilastri di uno smart working che venga realizzato per la filiera immobiliare. Esaminiamoli brevemente.

UC&C (Unified Communication & Collaboration) che comprende cloud computing, mobile workspace e social computing. La Comunicazione e la Collaborazione unificata (UCC) è l’integrazione di servizi real-time di comunicazione e collaborazione come i messaggi istantanei ed unificati (sms e chat), la telefonia VOIP e videoconferenza (skype, go-to meeting, ), la condivisione di dati e informazioni (lavagne elettroniche e/o interattive anche via Web), il controllo chiamate e il riconoscimento vocale. La UCC non è quindi un singolo prodotto ma un architettura di sistemi ICT che si avvalgono di mezzi diversi raggiungibili attraverso un’unica interfaccia ed un ambiente comune.

Sistema documentale evoluto. Oggigiorno, la gestione documentale è ancora in gran parte limitata all’archivio aziendale e agli utenti professionali, ma deve invece diventare patrimonio dell’intera organizzazione, in modo che tutti possano lavorare con maggiore efficienza, senza carta e in remoto. La ricerca della documentazione dei progetti immobiliari, il versioning progettuale, l’incredibile mole di documenti creati rende pressoché inintelligibile il capitale informativo creato durante la commessa senza un supporto adeguato ed allineato ai processi operativi di filiera.

Per migliorare la condivisione dati, occorre un nuovo modo di interagire con il sistema documentale, basato sulla facilità d’uso e su interfacce semplici e intuitive che utilizzino funzionalità mirate al modo di operare dell’utente e al suo ruolo all’interno del progetto. Il nuovo modo di lavorare deve essere disponibile su tutti i client, a seconda di dove lavori l’utente e di cosa stia facendo: il PC dell’ufficio, il notebook, o gli strumenti mobile per il cantiere (smartphone o tablet).

Occorrono opzioni di ricerca documenti sofisticate e diversificate; quelle per utenti occasionali, come ad esempio controllori di cantiere o lavoratori in mobile, che possano utilizzare funzionalità derivate dall’uso dei dispositivi mobili e dai social network, quindi note anche a chi non ha mai lavorato prima con il sistema e altre dedicate ad utenti esperti che possano sfruttare le capacità più avanzate utilizzando criteri di archiviazione rigidi e prestabiliti per i documenti.

In entrambi i casi, per la condivisione dati, è indispensabile avere funzioni di notifica che non siano effettuate tramite e-mail ma mediante un sistema di messaggistica interna. Ciascun utente deve essere avvisato sulla propria schermata di lavoro sul PC o sul proprio dispositivo mobile delle notifiche di propria competenza: lo informano sull’esito di una verifica in cantiere, di un cambiamento del programma lavori, di un’interferenza non pianificata o di una non conformità da segnalare ad un fornitore.

Smart decision making. Occorre adattare piattaforme di business intelligence esistenti in altre industrie, per lo più orientate al B2C, alle specificità della filiera immobiliare per garantire:

– analisi e capacità di indagine su una molteplicità di dati, strutturati (es. eExcel o sistemi legacy) e non (es e-mail o .pdf);

-integrabilità con tutti i sistemi aziendali legacy (ad esempio SAP, Baan, STR, Primavera,ecc.);

-disegno di procedure e workflow per automatizzare i flussi di attività tra i vari reparti interni e verso l’esterno (es. fornitori, committenti, enti, ecc.).

Reportistica, per permettere la creazione di report allineati alle continue e diverse esigenze di analisi collegando in maniera dinamica i dati e le informazioni. La rivoluzione più importante di questa tipologia di applicazioni è la possibilità di lavorare direttamente su dati (e non su documenti), avvicinandosi alla logica imposta dal BIM.

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Quali sono gli obiettivi della condivisione dati digitalizzata?

In conclusione, le strategie di condivisione dati, trasformazione della gestione elettronica dei documenti si muovono oggi lungo alcune direttrici principali: i processi collaborativi aziendali con l’eliminazione delle e-mail e l’automazione dei flussi di lavoro, la comunicazione in mobilità basata su interfacce semplici e intuitive per esigenze di imputazione e consultazione di documenti e la disponibilità di piattaforme documentali evolute ed integrabili semplicemente con il sistema informativo aziendale.

Il traguardo è il social business: un nuovo modo di lavorare che arriverà alla ridefinizione del tradizionale concetto di spazio di lavoro e di ufficio che ha perso ormai da tempo la sua univoca e classica connotazione di luogo fisico – con una scrivania, un telefono, un PC – varcando definitivamente i confini del perimetro aziendale.

[12] da studi effettuati dagli Osservatori “smart working” e “big data & anlytics”  della School of Mangement del Politecnico di Milano e alle loro pubblicazioni apparse su stampa specializzata.

Per approfondire, leggi il volume:

Il Building Information Modeling - BIM

Il Building Information Modeling - BIM


Mario Caputi - Paolo Odorizzi - Massimo Stefani , 2015, Maggioli Editore

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